要介護認定を受けようとする介護保険被保険者は、市町村（または特別区）に対し、要介護認定申請を行う。
申請を受けて、市町村は被保険者宅（あるいは、入院・入所先）に調査員を派遣し、認定調査を行う。
同時に、市町村は申請書で指定された医師（主治医）に対し、意見書（医師意見書）の作成を依頼する。
訪問調査結果と医師意見書は、あらかじめ国の定めた基準により、介護にかかる時間（要介護認定基準時間）に評価される。（一次判定）
医師を含む5名以上（更新申請の場合は3名以上）により構成される合議体にて介護認定審査会が行われ、一次判定結果および訪問調査結果、医師意見書を総合的に勘案し、要介護度および認定有効期間が最終的に判定される。（二次判定）
市町村は、介護認定審査会の二次判定結果を受けて、要介護認定の結果を被保険者に通知するとともに、介護保険被保険者証に要介護認定の結果を記載する。
現実の運用においては、要介護認定申請と要支援認定申請を兼ねた様式により申請し、二次判定により要介護の状態に至らない場合は、自動的に要支援認定の申請があったものと見なされている。
要介護認定申請は本人または家族以外による代行申請も可能である。代行申請が行える者の範囲は法により定められている。